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Aprenda com uma simples Matriz pode te ajudar a administrar seu tempo

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Por Rodrigo Bucollo

Você conseguiria entrar em uma casa de câmbio e trocar alguns dólares por tempo? Conseguiria comprar mais duas horas em algum comércio por alguns reais?

Impossível! O tempo é nosso maior ativo! Nossa moeda mais valiosa!

Entretanto, mesmo sabendo de todo este valor, ainda temos dificuldade em administrar nosso tempo e principalmente em usá-lo da melhor maneira para tomarmos decisões!

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Conheci há alguns anos uma ferramenta que tem me ajudado muito neste cenário decisivo! A Matriz de Eisenhower. Uma ferramenta extremamente poderosa que nos permite ter uma visão clara do que é realmente importante para ser feito, delegado e até eliminado em nosso dia.

Como líder de equipe, pude utilizar esta ferramenta como forma de gestão para que meu time tivesse mais clareza em suas tarefas e resultados esperados pela cia.

Como funciona a Matriz de Eisenhower

Dividi em quadrantes, a Matriz permite que você coloque todas as tarefas que habitualmente estão dentro da sua rotina e dessa forma permite que você tome as decisões (explicação abaixo) de acordo com a importância e relevância no resultado esperado.

Como os quadrantes são divididos?

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Quadrante 1: tarefas urgentes e importantes – Faça agora
Quadrante 2: tarefas não urgentes, mas importantes – Planeje e Agende
Quadrante 3: tarefas urgentes e não importantes – Delegue
Quadrante 4: tarefas não urgentes e não importantes – Elimine

Basicamente sua tarefa inicial é separar dentro dos quadrantes todos as suas tarefas! No início pode parecer desafiador, mas com o passar do tempo esta tarefa inicial se torna automática.

Novamente afirmo a importância de você ter muito bem definido o resultado esperado para que possa de forma assertiva determinar onde cada tarefa se enquadra.

Nesse post, vamos detalhar um pouco mais cada um desses quadrantes, para que você aprenda de fato a tirar proveito dessa matriz de priorização.

A primeira questão que surge é: Qual a diferença entre URGERTE e IMPORTANTE?

Urgente versus importante

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“O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”. Como presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, conhecia bem as limitações de tempo. Ele usou isso a seu favor. Faça o mesmo.

Urgente são as tarefas que como bombeiros temos que resolver. Tarefas que muitas vezes não geram um resultado de longo prazo para a empresa ou você mas que precisam de uma atenção imediata! Aquele telefonema que você precisa atender do nada. Aquela remessa que deveria chegar e não chegou… Em algumas consultorias que já fiz, muitas pessoas diziam estar extremamente atarefadas e sempre “apagando um incêndio”. Nestas consultorias a Matriz e outras ferramentas demonstram que não apenas as pessoas não sabiam dividir tarefas mas também a liderança era fraca. (assunto para outro dia).

Já as tarefas importantes são aquelas que contribuem para os seus  valores, missão e visão em longo prazo. Tarefas que estão conectadas com o resultado final, com a jornada empreendedora de todas as empresas. Tarefas que conectam os participantes em “algo a mais”.

Parece simples, mas quando se trata do cotidiano, com o monte de atribuições que caem sobre a nossa cabeça, aí fica um pouco mais difícil separar as coisas.

Quadrante 1 – Urgente e importante – FAÇA AGORA!

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Aqui, estão as tarefas que devem ser feitas imediatamente. 

Podemos entender este quadrante de duas formas:

1 – Tarefas extremamente importantes e que devem ser feitas. Tarefas que estão ligadas ao resultado e não podem ser deixadas para depois.

Por exemplo as rotinas de prospecção de novos clientes. São importantes e urgentes. Não posso deixar para prospectar clientes amanhã. Hoje e agora é o momento de prospectar!

2 – Tarefas que aparecem “do nada”.

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Um exemplo clássico é quando seu chefe solicita um relatório de vendas para que ele apresente ao Board da cia os resultados do último mês. Ele não sabia que seria cobrado por isso, por algum motivo (acionistas, mercado, metas, etc) foi solicitado que ele fizesse a apresentação e então ele pediu que você prepare este relatório.

Muitas vezes estas apresentações não vão determinar o que acontecerá com a empresa nos próximos 5 anos. Normalmente são apresentações para “acalmar os nervos”, entretanto são urgentes e importantes.

Fez sentido?

Quadrante 2: Importante e não urgente PLANEJE e AGENDE

Aqui colocamos as tarefas questão dentro do calendário ou que podemos agendar para depois. São atividades importantes mas que no momento certo serão feitas.

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CUIDADO!

Como elas nunca são urgentes, geralmente ficam esquecidas (e se tornam urgentes). São as atividades que geram felicidade, satisfação e sucesso e que, portanto, são importantes para uma pessoa.

Exemplos:
Enviar o resultado do Q3 para a apresentação da semana que vem.

Dividir o conteúdo para preparação do calendário de publicações do mês.

Fazer o orçamento da festa de confraternização.

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Quadrante 3: Urgente e não importante – DELEGUE

Principalmente se analisarmos a produtividade das pessoas. Perdemos muito tempo que atividades operacionais e que não produzem um resultado mensurável, neste caso, chegou a hora de delegar.

Lembre-se sempre que delegar não é delargar.

Delegar significa que a pessoa tem uma tarefa e que presta contas do resultado desta tarefa.

Em outras palavras, são tarefas que precisam de sua atenção agora, mas que não contribuem para atingir suas metas de longo prazo.

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Este é o momento de parar de apagar pequenos incêndio e capacitar sua equipe, dando-lhes oportunidades de tomarem decisões. Muitos funcionários serão motivados por “fazerem parte”.

Quadrante 4: Não urgente e não importante – ELIMINE

Se uma tarefa não é importante. Não gera resultado algum e ainda suga o seu tempo. Esta é uma tarefa que pode e deve ser eliminada!

Neste caso, falo sobre as tarefas que sugam nosso tempo, desperdiçam nossa atenção e tiram nosso foco do que é importante e urgente.

Aquela olhada nas notificações das redes sociais de 5 em 5 minutos. As 10 abas do navegador com 500 conversas de grupos diversos que não importam em nada (grupo da escola dos anos 80, grupo da família, grupo da família, grupo da família sem a tia que envia 10 mensagens de corrente, grupo da família sem o tiozão do churrasco, etc. – você entendeu a mensagem).

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Todos concordam que, de vez em quando, precisamos de um “recreio”. Isso é saudável e produtivo. O quarto quadrante não trata disso, mas de coisas que realmente não têm nenhum benefício real.

A questão aqui não é um corte brusco de todas as tarefas. Mas a disciplina de saber o que e quando fazer o que está aqui!

Crie a sua Matriz de Eisenhower

O que você faz? Qual sua função? Profissão?

Quais são as atividades que fazem parte da sua rotina?

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Quais os resultados esperados por você? Quais os resultados esperados de você?

Vamos lá: bora praticar…

Com a visualização da imagem acima, liste todas as suas tarefas e distribua-as nos quadrantes (faça uma cópia em um caderno se necessário).

Faça uma nova leitura das tarefas e faça uma análise a qualidade do uso do “seu” tempo. Da moeda mais valiosa que você tem!

Esta disciplina de criação e análise da Matriz irão te ajudar muito para valorizar seu tempo e seus resultados!

 

Use a matriz e me conte como você se sentiu e os resultados obtidos!

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Um grande abraço,

 

Rodrigo Bucollo

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Gy Alvez destaca importância da boa fotografia para a autoestima de crianças e adolescentes

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A fotografia é uma poderosa forma de expressão e de registro de momentos especiais. Para a fotógrafa Gy Alvez, a importância de uma boa fotografia vai além de um belo registro, sendo também uma ferramenta importante para a autoestima de crianças e adolescentes.

Segundo Gy Alvez, a maneira como uma pessoa é retratada em uma fotografia pode ter um grande impacto em sua autoimagem. “Uma boa fotografia pode ajudar a criança ou adolescente a se sentir valorizado, bonito e confiante. A forma como eles são vistos nas imagens pode influenciar diretamente na forma como se veem e se sentem sobre si mesmos”, afirma a fotógrafa.

Além disso, Gy Alvez destaca que a fotografia pode ser uma maneira de empoderar as crianças e adolescentes, mostrando a eles a importância de sua própria imagem. “Quando uma pessoa se vê bem em uma fotografia, isso pode fortalecer sua autoestima e autoconfiança, o que é essencial para o desenvolvimento saudável da identidade”, ressalta.

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A fotógrafa também ressalta a importância de trazer diversidade e representatividade para as imagens. “É fundamental que as crianças e adolescentes se vejam representados nas fotografias, para que se sintam incluídos e aceitos. Cada criança é única e especial, e a fotografia pode mostrar isso de forma significativa”, destaca Gy Alvez.

Para a profissional, é essencial que os pais e responsáveis valorizem a importância da boa fotografia para a autoestima de seus filhos, buscando sempre formas de registrar momentos importantes e especiais. “Uma boa fotografia pode ser um presente para toda a vida, ajudando a criança ou adolescente a relembrar seu valor e sua beleza em diferentes momentos de sua vida”, conclui Gy Alvez.

Conheça mais sobre Gy Alvez: https://instagram.com/gyalvez

Imprensa Concedida por: Roberta Nuñez – https://instagram.com/rnassessoriaimprensa

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Legal Solutions For Small Organizations

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There are many legal issues that come up when operating a business. Like for example , choosing the appropriate business organization, drafting long term contracts for dealing with third parties, safeguarding intellectual property and managing quarrels with distributors or consumers. Having the correct lawyer will help you avoid pricey mistakes and maintain your company secured against liability claims. Usually, small businesses have faced two options: hiring an attorney so, who charges a huge selection of dollars 1 hour or managing the matter automatically. But now there are affordable legal professionals who offer a variety of solutions for small firms.

Beyond the traditional practice model, subscription-based organizations like LegalShield have gone up in global recognition among small companies. This is because they can help small businesses proprietors manage their very own budgets simply by allowing them to call for support for a predetermined price. It also helps the particular agencies can easily scale as they grow, and the services offered are tailored to every person firm’s demands.

LegalShield’s customized online legal services are created to address the most popular issues that many small businesses deal with, such as authoring contracts and handling escrow payments. Various other problems that legal offerings can help with incorporate navigating certification, dealing with career issues and creating insurance policies www.medialegislation.org/what-to-expect-from-data-room-services/ designed for workers. License is a common issue for small businesses as it can be hard to keep track of complying issues.

Various other services may be more unpredicted and less program, such as answering a grievance or guarding a court action against a buyer. LegalShield may also help with these kinds of matters by conducting a conflict check and providing advice on a case-by-case basis.

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Data Analytics Tools Comparison

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Data analytics tools will be software programs designed to analyze data for a certain goal, such as determining trends and patterns. They help companies gain useful insights and make acceptable decisions based on the data they also have accumulated.

Different data analytics tools have their own unique advantages and disadvantages. Some are more desirable for certain sectors or tasks than other folks, and some require more technological expertise than others. The following is a list of some of the most well-liked and effective info analytics tools:

Orange is an open resource, user-friendly deal that offers a large number of functions with regards to data input, cleaning, visualization, regression, clustering, and prediction, and also support with respect to mainstream algorithms like k-nearest neighbors, unique forests, trusting Bayes category, and support vector machines. Its program is intuitive, and it’s easy to learn with a variety of color-coordinated widgets to get functions like data source, cleaning, creation, and research. However , it has been criticized because of its excessive memory consumption when digesting large datasets.

IBM Cognos is a business intelligence platform which includes built-in AI tools intended for uncovering invisible insights, interpreting complex info, and resolving intricate concerns. https://softwarehall.com/what-is-docusign-transaction-rooms It also provides an array of self-service predictive analytics functions and offers integration with Microsoft company Office products.

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