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Aprenda com uma simples Matriz pode te ajudar a administrar seu tempo

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Por Rodrigo Bucollo

Você conseguiria entrar em uma casa de câmbio e trocar alguns dólares por tempo? Conseguiria comprar mais duas horas em algum comércio por alguns reais?

Impossível! O tempo é nosso maior ativo! Nossa moeda mais valiosa!

Entretanto, mesmo sabendo de todo este valor, ainda temos dificuldade em administrar nosso tempo e principalmente em usá-lo da melhor maneira para tomarmos decisões!

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Conheci há alguns anos uma ferramenta que tem me ajudado muito neste cenário decisivo! A Matriz de Eisenhower. Uma ferramenta extremamente poderosa que nos permite ter uma visão clara do que é realmente importante para ser feito, delegado e até eliminado em nosso dia.

Como líder de equipe, pude utilizar esta ferramenta como forma de gestão para que meu time tivesse mais clareza em suas tarefas e resultados esperados pela cia.

Como funciona a Matriz de Eisenhower

Dividi em quadrantes, a Matriz permite que você coloque todas as tarefas que habitualmente estão dentro da sua rotina e dessa forma permite que você tome as decisões (explicação abaixo) de acordo com a importância e relevância no resultado esperado.

Como os quadrantes são divididos?

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Quadrante 1: tarefas urgentes e importantes – Faça agora
Quadrante 2: tarefas não urgentes, mas importantes – Planeje e Agende
Quadrante 3: tarefas urgentes e não importantes – Delegue
Quadrante 4: tarefas não urgentes e não importantes – Elimine

Basicamente sua tarefa inicial é separar dentro dos quadrantes todos as suas tarefas! No início pode parecer desafiador, mas com o passar do tempo esta tarefa inicial se torna automática.

Novamente afirmo a importância de você ter muito bem definido o resultado esperado para que possa de forma assertiva determinar onde cada tarefa se enquadra.

Nesse post, vamos detalhar um pouco mais cada um desses quadrantes, para que você aprenda de fato a tirar proveito dessa matriz de priorização.

A primeira questão que surge é: Qual a diferença entre URGERTE e IMPORTANTE?

Urgente versus importante

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“O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”. Como presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, conhecia bem as limitações de tempo. Ele usou isso a seu favor. Faça o mesmo.

Urgente são as tarefas que como bombeiros temos que resolver. Tarefas que muitas vezes não geram um resultado de longo prazo para a empresa ou você mas que precisam de uma atenção imediata! Aquele telefonema que você precisa atender do nada. Aquela remessa que deveria chegar e não chegou… Em algumas consultorias que já fiz, muitas pessoas diziam estar extremamente atarefadas e sempre “apagando um incêndio”. Nestas consultorias a Matriz e outras ferramentas demonstram que não apenas as pessoas não sabiam dividir tarefas mas também a liderança era fraca. (assunto para outro dia).

Já as tarefas importantes são aquelas que contribuem para os seus  valores, missão e visão em longo prazo. Tarefas que estão conectadas com o resultado final, com a jornada empreendedora de todas as empresas. Tarefas que conectam os participantes em “algo a mais”.

Parece simples, mas quando se trata do cotidiano, com o monte de atribuições que caem sobre a nossa cabeça, aí fica um pouco mais difícil separar as coisas.

Quadrante 1 – Urgente e importante – FAÇA AGORA!

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Aqui, estão as tarefas que devem ser feitas imediatamente. 

Podemos entender este quadrante de duas formas:

1 – Tarefas extremamente importantes e que devem ser feitas. Tarefas que estão ligadas ao resultado e não podem ser deixadas para depois.

Por exemplo as rotinas de prospecção de novos clientes. São importantes e urgentes. Não posso deixar para prospectar clientes amanhã. Hoje e agora é o momento de prospectar!

2 – Tarefas que aparecem “do nada”.

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Um exemplo clássico é quando seu chefe solicita um relatório de vendas para que ele apresente ao Board da cia os resultados do último mês. Ele não sabia que seria cobrado por isso, por algum motivo (acionistas, mercado, metas, etc) foi solicitado que ele fizesse a apresentação e então ele pediu que você prepare este relatório.

Muitas vezes estas apresentações não vão determinar o que acontecerá com a empresa nos próximos 5 anos. Normalmente são apresentações para “acalmar os nervos”, entretanto são urgentes e importantes.

Fez sentido?

Quadrante 2: Importante e não urgente PLANEJE e AGENDE

Aqui colocamos as tarefas questão dentro do calendário ou que podemos agendar para depois. São atividades importantes mas que no momento certo serão feitas.

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CUIDADO!

Como elas nunca são urgentes, geralmente ficam esquecidas (e se tornam urgentes). São as atividades que geram felicidade, satisfação e sucesso e que, portanto, são importantes para uma pessoa.

Exemplos:
Enviar o resultado do Q3 para a apresentação da semana que vem.

Dividir o conteúdo para preparação do calendário de publicações do mês.

Fazer o orçamento da festa de confraternização.

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Quadrante 3: Urgente e não importante – DELEGUE

Principalmente se analisarmos a produtividade das pessoas. Perdemos muito tempo que atividades operacionais e que não produzem um resultado mensurável, neste caso, chegou a hora de delegar.

Lembre-se sempre que delegar não é delargar.

Delegar significa que a pessoa tem uma tarefa e que presta contas do resultado desta tarefa.

Em outras palavras, são tarefas que precisam de sua atenção agora, mas que não contribuem para atingir suas metas de longo prazo.

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Este é o momento de parar de apagar pequenos incêndio e capacitar sua equipe, dando-lhes oportunidades de tomarem decisões. Muitos funcionários serão motivados por “fazerem parte”.

Quadrante 4: Não urgente e não importante – ELIMINE

Se uma tarefa não é importante. Não gera resultado algum e ainda suga o seu tempo. Esta é uma tarefa que pode e deve ser eliminada!

Neste caso, falo sobre as tarefas que sugam nosso tempo, desperdiçam nossa atenção e tiram nosso foco do que é importante e urgente.

Aquela olhada nas notificações das redes sociais de 5 em 5 minutos. As 10 abas do navegador com 500 conversas de grupos diversos que não importam em nada (grupo da escola dos anos 80, grupo da família, grupo da família, grupo da família sem a tia que envia 10 mensagens de corrente, grupo da família sem o tiozão do churrasco, etc. – você entendeu a mensagem).

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Todos concordam que, de vez em quando, precisamos de um “recreio”. Isso é saudável e produtivo. O quarto quadrante não trata disso, mas de coisas que realmente não têm nenhum benefício real.

A questão aqui não é um corte brusco de todas as tarefas. Mas a disciplina de saber o que e quando fazer o que está aqui!

Crie a sua Matriz de Eisenhower

O que você faz? Qual sua função? Profissão?

Quais são as atividades que fazem parte da sua rotina?

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Quais os resultados esperados por você? Quais os resultados esperados de você?

Vamos lá: bora praticar…

Com a visualização da imagem acima, liste todas as suas tarefas e distribua-as nos quadrantes (faça uma cópia em um caderno se necessário).

Faça uma nova leitura das tarefas e faça uma análise a qualidade do uso do “seu” tempo. Da moeda mais valiosa que você tem!

Esta disciplina de criação e análise da Matriz irão te ajudar muito para valorizar seu tempo e seus resultados!

 

Use a matriz e me conte como você se sentiu e os resultados obtidos!

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Um grande abraço,

 

Rodrigo Bucollo

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Marlinho grava audiovisual no Rio de Janeiro com participações especiais da nova geração do samba

Show acontece no Boteco Na Rua, no bairro de Campo Grande, no dia 15 de outubro, e terá ingressos a preço popular A cena do samba carioca vai ganhar um registro especial no dia 15 de outubro, com a gravação do audiovisual do cantor Marlinho, no Boteco Na Rua, em Campo Grande (RJ), bairro onde […]

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Show acontece no Boteco Na Rua, no bairro de Campo Grande, no dia 15 de outubro, e terá ingressos a preço popular

A cena do samba carioca vai ganhar um registro especial no dia 15 de outubro, com a gravação do audiovisual do cantor Marlinho, no Boteco Na Rua, em Campo Grande (RJ), bairro onde o artista nasceu e foi criado. A partir das 20h, o público poderá conferir de perto um espetáculo cheio de emoção, convidados especiais e muito samba e pagode.

O projeto contará com participações de nomes que também representam a nova geração do gênero: Desejo Maior, Leti, Binho Simões, Dueto e Darlan. A proposta é celebrar a música que conecta histórias e traduz sentimentos, com a força do samba como pano de fundo.

“Esse DVD é a realização de um grande sonho. Estou muito feliz de poder registrar a minha verdade no palco neste local que me sinto em casa, ao lado de amigos talentosos que também fazem parte dessa caminhada comigo. Quero que esse projeto seja lembrado como um marco não só na minha carreira, mas também para todos que acreditam na força do samba”, declara Marlinho.

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Nascido e criado no Rio de Janeiro, Marlon Henrique Pereira de Alvarenga, o Marlinho, é reconhecido pelo carisma, talento e pela autenticidade ao transformar suas vivências em música. Aos 36 anos, carrega na bagagem uma trajetória de superação e se destaca como uma das apostas mais promissoras do samba, unindo tradição e contemporaneidade.

Com produção e direção da Luck Sound Music, o evento será aberto ao público, com ingressos a preço acessível de apenas R$ 10,00, disponíveis pelo link: uticket.com.br/event/01LDBOUMG7HOI4.

Serviço – Gravação do DVD de Marlinho Local: Boteco Na Rua – Campo Grande (RJ) Data: 15 de outubro (terça-feira) Horário: A partir das 20h Participações: Desejo Maior, Leti, Binho Simões, Dueto e Darlan Ingressos: R$ 10,00 Link: uticket.com.br/event/01LDBOUMG7HOI4

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Barbara Leite festeja 25 anos de carreira no exterior e comemora a marca no Brasil

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Contadora de Connecticut ampliou sua atuação ao criar estrutura própria, onde auxilia comunidades em processos de cidadania, impostos e traduções

Barbara Leite celebrou uma marca histórica: 25 anos de jornada, e escolheu brindar em terras brasileiras. A estadunidense conquistou notoriedade apoiando latino-americanos que sonham em resolver pendências burocráticas e construir novas histórias fora de seu país de origem.

À frente do escritório que leva seu nome, criado há 24 anos, ela orienta imigrantes em etapas como green card, tributos e documentos oficiais. O atendimento multilíngue (em inglês, português e espanhol) tornou-se sinônimo de confiança, cuidado e resultados consistentes.

Graduada em administração de empresas pela Western Connecticut State University, iniciou carreira em contabilidade e recursos humanos antes de seguir seu propósito. Hoje, além da estrutura que montou, ministra palestras de imigração e educação financeira nos Estados Unidos, fortalecendo ainda mais o público.

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Pai Márcio Paxá alerta sobre golpes envolvendo a religião afro-brasileira

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Infelizmente, no Brasil ainda existe muito preconceito em relação às religiões de matriz africana. O renomado sacerdote de Curitiba, Pai Márcio Paxá, comenta sobre a prática de golpes aplicados por falsos sacerdotes e até mesmo magistas que utilizam o nome da religião de forma indevida.

Segundo Pai Márcio, diante do preconceito que já recai sobre a tradição, é inaceitável que algumas pessoas recorram a “marmotagens” para tirar dinheiro de fiéis, prejudicando a imagem e a credibilidade de sacerdotes e magistas sérios, que atuam com dedicação, amor e fé.

Ele ressalta a importância de sempre verificar a idoneidade do sacerdote ou magista antes de qualquer vínculo espiritual. É fundamental observar se há histórico de trabalhos realizados, depoimentos de clientes, referências confiáveis e, principalmente, desconfiar de perfis falsos na internet, que frequentemente se passam por líderes religiosos para aplicar golpes.

Pai Márcio reforça: “A fé deve ser respeitada, e a seriedade no sacerdócio é essencial para que a religião siga sendo tratada com dignidade e verdade.”

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