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Aprenda com uma simples Matriz pode te ajudar a administrar seu tempo

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Por Rodrigo Bucollo

Você conseguiria entrar em uma casa de câmbio e trocar alguns dólares por tempo? Conseguiria comprar mais duas horas em algum comércio por alguns reais?

Impossível! O tempo é nosso maior ativo! Nossa moeda mais valiosa!

Entretanto, mesmo sabendo de todo este valor, ainda temos dificuldade em administrar nosso tempo e principalmente em usá-lo da melhor maneira para tomarmos decisões!

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Conheci há alguns anos uma ferramenta que tem me ajudado muito neste cenário decisivo! A Matriz de Eisenhower. Uma ferramenta extremamente poderosa que nos permite ter uma visão clara do que é realmente importante para ser feito, delegado e até eliminado em nosso dia.

Como líder de equipe, pude utilizar esta ferramenta como forma de gestão para que meu time tivesse mais clareza em suas tarefas e resultados esperados pela cia.

Como funciona a Matriz de Eisenhower

Dividi em quadrantes, a Matriz permite que você coloque todas as tarefas que habitualmente estão dentro da sua rotina e dessa forma permite que você tome as decisões (explicação abaixo) de acordo com a importância e relevância no resultado esperado.

Como os quadrantes são divididos?

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Quadrante 1: tarefas urgentes e importantes – Faça agora
Quadrante 2: tarefas não urgentes, mas importantes – Planeje e Agende
Quadrante 3: tarefas urgentes e não importantes – Delegue
Quadrante 4: tarefas não urgentes e não importantes – Elimine

Basicamente sua tarefa inicial é separar dentro dos quadrantes todos as suas tarefas! No início pode parecer desafiador, mas com o passar do tempo esta tarefa inicial se torna automática.

Novamente afirmo a importância de você ter muito bem definido o resultado esperado para que possa de forma assertiva determinar onde cada tarefa se enquadra.

Nesse post, vamos detalhar um pouco mais cada um desses quadrantes, para que você aprenda de fato a tirar proveito dessa matriz de priorização.

A primeira questão que surge é: Qual a diferença entre URGERTE e IMPORTANTE?

Urgente versus importante

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“O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”. Como presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, conhecia bem as limitações de tempo. Ele usou isso a seu favor. Faça o mesmo.

Urgente são as tarefas que como bombeiros temos que resolver. Tarefas que muitas vezes não geram um resultado de longo prazo para a empresa ou você mas que precisam de uma atenção imediata! Aquele telefonema que você precisa atender do nada. Aquela remessa que deveria chegar e não chegou… Em algumas consultorias que já fiz, muitas pessoas diziam estar extremamente atarefadas e sempre “apagando um incêndio”. Nestas consultorias a Matriz e outras ferramentas demonstram que não apenas as pessoas não sabiam dividir tarefas mas também a liderança era fraca. (assunto para outro dia).

Já as tarefas importantes são aquelas que contribuem para os seus  valores, missão e visão em longo prazo. Tarefas que estão conectadas com o resultado final, com a jornada empreendedora de todas as empresas. Tarefas que conectam os participantes em “algo a mais”.

Parece simples, mas quando se trata do cotidiano, com o monte de atribuições que caem sobre a nossa cabeça, aí fica um pouco mais difícil separar as coisas.

Quadrante 1 – Urgente e importante – FAÇA AGORA!

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Aqui, estão as tarefas que devem ser feitas imediatamente. 

Podemos entender este quadrante de duas formas:

1 – Tarefas extremamente importantes e que devem ser feitas. Tarefas que estão ligadas ao resultado e não podem ser deixadas para depois.

Por exemplo as rotinas de prospecção de novos clientes. São importantes e urgentes. Não posso deixar para prospectar clientes amanhã. Hoje e agora é o momento de prospectar!

2 – Tarefas que aparecem “do nada”.

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Um exemplo clássico é quando seu chefe solicita um relatório de vendas para que ele apresente ao Board da cia os resultados do último mês. Ele não sabia que seria cobrado por isso, por algum motivo (acionistas, mercado, metas, etc) foi solicitado que ele fizesse a apresentação e então ele pediu que você prepare este relatório.

Muitas vezes estas apresentações não vão determinar o que acontecerá com a empresa nos próximos 5 anos. Normalmente são apresentações para “acalmar os nervos”, entretanto são urgentes e importantes.

Fez sentido?

Quadrante 2: Importante e não urgente PLANEJE e AGENDE

Aqui colocamos as tarefas questão dentro do calendário ou que podemos agendar para depois. São atividades importantes mas que no momento certo serão feitas.

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CUIDADO!

Como elas nunca são urgentes, geralmente ficam esquecidas (e se tornam urgentes). São as atividades que geram felicidade, satisfação e sucesso e que, portanto, são importantes para uma pessoa.

Exemplos:
Enviar o resultado do Q3 para a apresentação da semana que vem.

Dividir o conteúdo para preparação do calendário de publicações do mês.

Fazer o orçamento da festa de confraternização.

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Quadrante 3: Urgente e não importante – DELEGUE

Principalmente se analisarmos a produtividade das pessoas. Perdemos muito tempo que atividades operacionais e que não produzem um resultado mensurável, neste caso, chegou a hora de delegar.

Lembre-se sempre que delegar não é delargar.

Delegar significa que a pessoa tem uma tarefa e que presta contas do resultado desta tarefa.

Em outras palavras, são tarefas que precisam de sua atenção agora, mas que não contribuem para atingir suas metas de longo prazo.

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Este é o momento de parar de apagar pequenos incêndio e capacitar sua equipe, dando-lhes oportunidades de tomarem decisões. Muitos funcionários serão motivados por “fazerem parte”.

Quadrante 4: Não urgente e não importante – ELIMINE

Se uma tarefa não é importante. Não gera resultado algum e ainda suga o seu tempo. Esta é uma tarefa que pode e deve ser eliminada!

Neste caso, falo sobre as tarefas que sugam nosso tempo, desperdiçam nossa atenção e tiram nosso foco do que é importante e urgente.

Aquela olhada nas notificações das redes sociais de 5 em 5 minutos. As 10 abas do navegador com 500 conversas de grupos diversos que não importam em nada (grupo da escola dos anos 80, grupo da família, grupo da família, grupo da família sem a tia que envia 10 mensagens de corrente, grupo da família sem o tiozão do churrasco, etc. – você entendeu a mensagem).

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Todos concordam que, de vez em quando, precisamos de um “recreio”. Isso é saudável e produtivo. O quarto quadrante não trata disso, mas de coisas que realmente não têm nenhum benefício real.

A questão aqui não é um corte brusco de todas as tarefas. Mas a disciplina de saber o que e quando fazer o que está aqui!

Crie a sua Matriz de Eisenhower

O que você faz? Qual sua função? Profissão?

Quais são as atividades que fazem parte da sua rotina?

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Quais os resultados esperados por você? Quais os resultados esperados de você?

Vamos lá: bora praticar…

Com a visualização da imagem acima, liste todas as suas tarefas e distribua-as nos quadrantes (faça uma cópia em um caderno se necessário).

Faça uma nova leitura das tarefas e faça uma análise a qualidade do uso do “seu” tempo. Da moeda mais valiosa que você tem!

Esta disciplina de criação e análise da Matriz irão te ajudar muito para valorizar seu tempo e seus resultados!

 

Use a matriz e me conte como você se sentiu e os resultados obtidos!

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Um grande abraço,

 

Rodrigo Bucollo

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Davi Quaresma conquista o Brasil com o hit “Não Sei Te Desprezar”

Música integra o projeto audiovisual “Davi Quaresma no Porta Aberta”, com direção artística de Dilsinho, e já é sucesso nas rádios de todo o país A nova aposta do pagode nacional, Davi Quaresma, está colhendo os frutos do sucesso com a música “Não Sei te Desprezar”, que vem ganhando destaque nas rádios e playlists de todo […]

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Música integra o projeto audiovisual “Davi Quaresma no Porta Aberta”, com direção artística de Dilsinho, e já é sucesso nas rádios de todo o país

A nova aposta do pagode nacional, Davi Quaresma, está colhendo os frutos do sucesso com a música “Não Sei te Desprezar”, que vem ganhando destaque nas rádios e playlists de todo o Brasil. A canção foi lançada no primeiro álbum autoral do artista “Primeiro Passo”, em 2024, e também faz parte do novo projeto “Davi Quaresma no Porta Aberta”, lançado em janeiro deste ano nas plataformas digitais e no YouTube, marcando um momento decisivo na carreira do jovem cantor.

Gravado à beira da emblemática Lagoa Rodrigo de Freitas, no Rio de Janeiro, o projeto traz a essência do pagode carioca em um dos cenários mais simbólicos da cidade. Davi é figura constante no evento Porta Aberta, que acontece aos domingos e se tornou um dos maiores encontros de pagodeiros no Rio, reunindo música, alegria e um público fiel.

Com direção artística assinada por Dilsinho — um dos grandes nomes do gênero — o audiovisual mostra o amadurecimento musical de Davi e reforça seu talento natural. O artista faz parte da GH Music, escritorio que tem Dilsinho como um dos sócios, e é o mesmo que gerencia carreiras de grandes sucessos como Menos É MaisGrupo Vou Zuar Pique Novo.

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Davi Quaresma vem cumprindo uma agenda de shows por todo o país, provando que sua música atravessa fronteiras e tocando corações de Norte a Sul. A promessa se torna realidade a cada nova apresentação e, com carisma, presença de palco e talento, ele se consolida como uma das grandes apostas do pagode nacional.

Siga @daviiquaresma

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Davi Quaresma conquista o Brasil com o hit “Não Sei Te Desprezar”

Música integra o projeto audiovisual “Davi Quaresma no Porta Aberta”, com direção artística de Dilsinho, e já é sucesso nas rádios de todo o país A nova aposta do pagode nacional, Davi Quaresma, está colhendo os frutos do sucesso com a música “Não Sei te Desprezar”, que vem ganhando destaque nas rádios e playlists de […]

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Música integra o projeto audiovisual “Davi Quaresma no Porta Aberta”, com direção artística de Dilsinho, e já é sucesso nas rádios de todo o país

A nova aposta do pagode nacional, Davi Quaresma, está colhendo os frutos do sucesso com a música “Não Sei te Desprezar”, que vem ganhando destaque nas rádios e playlists de todo o Brasil. A canção foi lançada no primeiro álbum autoral do artista “Primeiro Passo”, em 2024, e também faz parte do novo projeto “Davi Quaresma no Porta Aberta”, lançado em janeiro deste ano nas plataformas digitais e no YouTube, marcando um momento decisivo na carreira do jovem cantor.

Gravado à beira da emblemática Lagoa Rodrigo de Freitas, no Rio de Janeiro, o projeto traz a essência do pagode carioca em um dos cenários mais simbólicos da cidade. Davi é figura constante no evento Porta Aberta, que acontece aos domingos e se tornou um dos maiores encontros de pagodeiros no Rio, reunindo música, alegria e um público fiel.

Com direção artística assinada por Dilsinho — um dos grandes nomes do gênero — o audiovisual mostra o amadurecimento musical de Davi e reforça seu talento natural. O artista faz parte da GH Music, escritorio que tem Dilsinho como um dos sócios, e é o mesmo que gerencia carreiras de grandes sucessos como Menos É Mais, Grupo Vou Zuar e Pique Novo.

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Davi Quaresma vem cumprindo uma agenda de shows por todo o país, provando que sua música atravessa fronteiras e tocando corações de Norte a Sul. A promessa se torna realidade a cada nova apresentação e, com carisma, presença de palco e talento, ele se consolida como uma das grandes apostas do pagode nacional.

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Fefê Pinheiro, filho de Helô Pinheiro, celebra aniversário em clima carioca no coração de São Paulo

Irmão de Ticiane, reuniu a família e amigos em comemoração intimista no Bar Jobim, em Moema O aniversário de Fefê Pinheiro, filho da eterna Garota de Ipanema Helô Pinheiro e irmão da apresentadora Ticiane Pinheiro, foi celebrado nesta segunda-feira, 28 de abril, em um clima leve, descontraído e muito especial. A comemoração aconteceu no Bar […]

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Irmão de Ticiane, reuniu a família e amigos em comemoração intimista no Bar Jobim, em Moema

O aniversário de Fefê Pinheiro, filho da eterna Garota de Ipanema Helô Pinheiro e irmão da apresentadora Ticiane Pinheiro, foi celebrado nesta segunda-feira, 28 de abril, em um clima leve, descontraído e muito especial. A comemoração aconteceu no Bar Jobim, localizado no bairro de Moema, em São Paulo — conhecido como o verdadeiro reduto do Rio de Janeiro na capital paulista.

Além de Helô e Ticiane, a comemoração recebeu as presenças de amigos e familiares, incluindo as irmãs Kiki Pinheiro e Jô Pinheiro. “No Bar Jobim com parentes e amigos festejamos o aniversário do Fefê, como se estivéssemos na cidade maravilhosa”, comemorou Helô Pinheiro.

O local, que faz parte do Grupo Hungry, comandado pela Chef Mariele Horbach e pelo publicitário André Silveira, foi o cenário perfeito para receber a família Pinheiro em um evento intimista e acolhedor. A Chef criou um cardápio exclusivo para a ocasião, pensado especialmente para os mais de 30 convidados da celebração.

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“Foi uma grande honra receber a família Pinheiro em nosso espaço, especialmente para celebrar uma data tão especial como o aniversário do Fefe. Pensamos em cada detalhe do menu com muito carinho, buscando trazer sabores que traduzem a alma do Bar Jobim: afeto, brasilidade e aquele toque leve e descontraído do Rio. Ver todos reunidos e felizes foi, sem dúvida, o maior presente da noite.” — Mariele Horbach, Chef do grupo Hungry e responsável pelo menu da noite

Com atmosfera charmosa, boa música e sabores inspirados no lifestyle carioca, o bar carioca em São Paulo foi palco de uma noite memorável, onde o afeto e a união da família Pinheiro deram o tom da festa.

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