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Aprenda com uma simples Matriz pode te ajudar a administrar seu tempo

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Por Rodrigo Bucollo

Você conseguiria entrar em uma casa de câmbio e trocar alguns dólares por tempo? Conseguiria comprar mais duas horas em algum comércio por alguns reais?

Impossível! O tempo é nosso maior ativo! Nossa moeda mais valiosa!

Entretanto, mesmo sabendo de todo este valor, ainda temos dificuldade em administrar nosso tempo e principalmente em usá-lo da melhor maneira para tomarmos decisões!

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Conheci há alguns anos uma ferramenta que tem me ajudado muito neste cenário decisivo! A Matriz de Eisenhower. Uma ferramenta extremamente poderosa que nos permite ter uma visão clara do que é realmente importante para ser feito, delegado e até eliminado em nosso dia.

Como líder de equipe, pude utilizar esta ferramenta como forma de gestão para que meu time tivesse mais clareza em suas tarefas e resultados esperados pela cia.

Como funciona a Matriz de Eisenhower

Dividi em quadrantes, a Matriz permite que você coloque todas as tarefas que habitualmente estão dentro da sua rotina e dessa forma permite que você tome as decisões (explicação abaixo) de acordo com a importância e relevância no resultado esperado.

Como os quadrantes são divididos?

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Quadrante 1: tarefas urgentes e importantes – Faça agora
Quadrante 2: tarefas não urgentes, mas importantes – Planeje e Agende
Quadrante 3: tarefas urgentes e não importantes – Delegue
Quadrante 4: tarefas não urgentes e não importantes – Elimine

Basicamente sua tarefa inicial é separar dentro dos quadrantes todos as suas tarefas! No início pode parecer desafiador, mas com o passar do tempo esta tarefa inicial se torna automática.

Novamente afirmo a importância de você ter muito bem definido o resultado esperado para que possa de forma assertiva determinar onde cada tarefa se enquadra.

Nesse post, vamos detalhar um pouco mais cada um desses quadrantes, para que você aprenda de fato a tirar proveito dessa matriz de priorização.

A primeira questão que surge é: Qual a diferença entre URGERTE e IMPORTANTE?

Urgente versus importante

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“O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”. Como presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, conhecia bem as limitações de tempo. Ele usou isso a seu favor. Faça o mesmo.

Urgente são as tarefas que como bombeiros temos que resolver. Tarefas que muitas vezes não geram um resultado de longo prazo para a empresa ou você mas que precisam de uma atenção imediata! Aquele telefonema que você precisa atender do nada. Aquela remessa que deveria chegar e não chegou… Em algumas consultorias que já fiz, muitas pessoas diziam estar extremamente atarefadas e sempre “apagando um incêndio”. Nestas consultorias a Matriz e outras ferramentas demonstram que não apenas as pessoas não sabiam dividir tarefas mas também a liderança era fraca. (assunto para outro dia).

Já as tarefas importantes são aquelas que contribuem para os seus  valores, missão e visão em longo prazo. Tarefas que estão conectadas com o resultado final, com a jornada empreendedora de todas as empresas. Tarefas que conectam os participantes em “algo a mais”.

Parece simples, mas quando se trata do cotidiano, com o monte de atribuições que caem sobre a nossa cabeça, aí fica um pouco mais difícil separar as coisas.

Quadrante 1 – Urgente e importante – FAÇA AGORA!

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Aqui, estão as tarefas que devem ser feitas imediatamente. 

Podemos entender este quadrante de duas formas:

1 – Tarefas extremamente importantes e que devem ser feitas. Tarefas que estão ligadas ao resultado e não podem ser deixadas para depois.

Por exemplo as rotinas de prospecção de novos clientes. São importantes e urgentes. Não posso deixar para prospectar clientes amanhã. Hoje e agora é o momento de prospectar!

2 – Tarefas que aparecem “do nada”.

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Um exemplo clássico é quando seu chefe solicita um relatório de vendas para que ele apresente ao Board da cia os resultados do último mês. Ele não sabia que seria cobrado por isso, por algum motivo (acionistas, mercado, metas, etc) foi solicitado que ele fizesse a apresentação e então ele pediu que você prepare este relatório.

Muitas vezes estas apresentações não vão determinar o que acontecerá com a empresa nos próximos 5 anos. Normalmente são apresentações para “acalmar os nervos”, entretanto são urgentes e importantes.

Fez sentido?

Quadrante 2: Importante e não urgente PLANEJE e AGENDE

Aqui colocamos as tarefas questão dentro do calendário ou que podemos agendar para depois. São atividades importantes mas que no momento certo serão feitas.

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CUIDADO!

Como elas nunca são urgentes, geralmente ficam esquecidas (e se tornam urgentes). São as atividades que geram felicidade, satisfação e sucesso e que, portanto, são importantes para uma pessoa.

Exemplos:
Enviar o resultado do Q3 para a apresentação da semana que vem.

Dividir o conteúdo para preparação do calendário de publicações do mês.

Fazer o orçamento da festa de confraternização.

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Quadrante 3: Urgente e não importante – DELEGUE

Principalmente se analisarmos a produtividade das pessoas. Perdemos muito tempo que atividades operacionais e que não produzem um resultado mensurável, neste caso, chegou a hora de delegar.

Lembre-se sempre que delegar não é delargar.

Delegar significa que a pessoa tem uma tarefa e que presta contas do resultado desta tarefa.

Em outras palavras, são tarefas que precisam de sua atenção agora, mas que não contribuem para atingir suas metas de longo prazo.

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Este é o momento de parar de apagar pequenos incêndio e capacitar sua equipe, dando-lhes oportunidades de tomarem decisões. Muitos funcionários serão motivados por “fazerem parte”.

Quadrante 4: Não urgente e não importante – ELIMINE

Se uma tarefa não é importante. Não gera resultado algum e ainda suga o seu tempo. Esta é uma tarefa que pode e deve ser eliminada!

Neste caso, falo sobre as tarefas que sugam nosso tempo, desperdiçam nossa atenção e tiram nosso foco do que é importante e urgente.

Aquela olhada nas notificações das redes sociais de 5 em 5 minutos. As 10 abas do navegador com 500 conversas de grupos diversos que não importam em nada (grupo da escola dos anos 80, grupo da família, grupo da família, grupo da família sem a tia que envia 10 mensagens de corrente, grupo da família sem o tiozão do churrasco, etc. – você entendeu a mensagem).

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Todos concordam que, de vez em quando, precisamos de um “recreio”. Isso é saudável e produtivo. O quarto quadrante não trata disso, mas de coisas que realmente não têm nenhum benefício real.

A questão aqui não é um corte brusco de todas as tarefas. Mas a disciplina de saber o que e quando fazer o que está aqui!

Crie a sua Matriz de Eisenhower

O que você faz? Qual sua função? Profissão?

Quais são as atividades que fazem parte da sua rotina?

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Quais os resultados esperados por você? Quais os resultados esperados de você?

Vamos lá: bora praticar…

Com a visualização da imagem acima, liste todas as suas tarefas e distribua-as nos quadrantes (faça uma cópia em um caderno se necessário).

Faça uma nova leitura das tarefas e faça uma análise a qualidade do uso do “seu” tempo. Da moeda mais valiosa que você tem!

Esta disciplina de criação e análise da Matriz irão te ajudar muito para valorizar seu tempo e seus resultados!

 

Use a matriz e me conte como você se sentiu e os resultados obtidos!

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Um grande abraço,

 

Rodrigo Bucollo

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O Dia do Jornalista: uma oportunidade para reforçar a importância da Assessoria de Imprensa na construção de marcas e reputações

O Dia do Jornalista, comemorado em 7 de abril, não só é uma data para celebrar o trabalho da imprensa, mas também um momento estratégico para destacar a importância da assessoria de imprensa na construção de reputações sólidas e fortalecimento de marcas. Carol Freitas, CEO da Carol Freitas Assessoria, com mais de 14 anos de […]

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O Dia do Jornalista, comemorado em 7 de abril, não só é uma data para celebrar o trabalho da imprensa, mas também um momento estratégico para destacar a importância da assessoria de imprensa na construção de reputações sólidas e fortalecimento de marcas. Carol Freitas, CEO da Carol Freitas Assessoria, com mais de 14 anos de experiência no mercado e uma carteira de mais de 30 clientes, de diferentes setores, explica como a assessoria de imprensa se tornou essencial para empresas e profissionais que buscam crescer e se destacar no mercado.

1. Por que a assessoria de imprensa é essencial para negócios que querem crescer?

A assessoria de imprensa desempenha um papel fundamental no fortalecimento de marcas. Ao criar uma imagem positiva e consistente na mídia, ela ajuda a construir autoridade e gerar credibilidade, o que a diferencia da publicidade paga. “A assessoria de imprensa é uma ferramenta poderosa para transformar marcas em referências no mercado, estabelecendo uma relação de confiança com o público”, explica Carol Freitas. Diferentemente da publicidade, que tem um caráter promocional, a assessoria constrói uma imagem sólida e confiável.

2. Assessoria de imprensa ou marketing digital? Como integrar as duas estratégias para resultados exponenciais

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Carol Freitas afirma que assessoria de imprensa e marketing digital não são concorrentes, mas sim aliados. “Enquanto o marketing digital foca na presença online e no engajamento direto com o público, a assessoria de imprensa trabalha no fortalecimento da imagem e credibilidade da marca. Juntas, essas estratégias criam um impacto exponencial, atingindo novos públicos e gerando mais visibilidade”, explica a CEO.

3. Fake news e crise de imagem: o papel da assessoria de imprensa na gestão de reputação

Em tempos de fake news e crises de imagem, a assessoria de imprensa torna-se um elemento crucial na gestão de reputação. “Uma assessoria bem preparada não apenas previne, mas também sabe como atuar rapidamente para minimizar danos à imagem da marca ou pessoa pública”, afirma Carol. Com uma comunicação clara e eficaz, é possível lidar com crises e proteger a credibilidade de um negócio ou figura pública.

4. Os bastidores do trabalho de um assessor de imprensa: como funcionam as estratégias para colocar clientes na mídia

O trabalho de um assessor de imprensa envolve o relacionamento constante com jornalistas e veículos de comunicação, criação de pautas relevantes e estratégias para conquistar espaço na mídia. “O processo começa com uma análise detalhada do cliente, suas necessidades e a construção de uma narrativa que seja de interesse da imprensa. A partir disso, criamos um plano estratégico para garantir visibilidade e boa repercussão”, detalha Carol.

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5. Pequenas empresas também podem estar na mídia: como a assessoria de imprensa ajuda negócios de todos os tamanhos

Muitas pequenas empresas acreditam que apenas grandes corporações têm acesso à mídia. “Isso não é verdade. A assessoria de imprensa pode impulsionar negócios de todos os tamanhos. Pequenos empreendimentos, quando bem assessorados, têm grandes chances de gerar visibilidade e alcançar novos mercados”, aponta Carol Freitas. Exemplos de pequenos negócios que ganharam destaque após uma boa assessoria reforçam a eficácia da estratégia.

6. Assessoria de imprensa para startups: o segredo para atrair investidores e escalar negócios

Carol Freitas destaca como a mídia é uma poderosa aliada para startups em busca de investidores. “Uma boa exposição na mídia pode criar a confiança necessária para atrair investidores e potencializar o crescimento de uma startup. A assessoria de imprensa ajuda a estabelecer a credibilidade da empresa e aumentar sua visibilidade no mercado”, afirma a especialista.

7. Os erros que podem destruir a imagem da sua empresa e como evitá-los com assessoria de imprensa

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Existem diversos erros comuns de comunicação que podem prejudicar a imagem de uma empresa. “Desde declarações impensadas até uma abordagem desorganizada com a mídia. A assessoria de imprensa ajuda a evitar esses erros, promovendo uma comunicação estratégica e alinhada com os objetivos da marca”, explica Carol.

8. O futuro da assessoria de imprensa: inteligência artificial, novas mídias e o papel do assessor

A tecnologia tem mudado a forma como a assessoria de imprensa trabalha, mas Carol Freitas ressalta que, embora ferramentas como a inteligência artificial e as novas mídias sejam valiosas, o papel do assessor de imprensa continua sendo essencial. “A tecnologia ajuda a otimizar processos, mas a comunicação humana e o relacionamento com a imprensa são insubstituíveis”, conclui.

9. O segredo dos especialistas que vivem na mídia: como se tornar referência no seu setor com assessoria de imprensa

Profissionais como médicos, advogados e coaches podem usar a assessoria de imprensa para se posicionar como autoridades em suas áreas. “A assessoria estratégica permite que esses especialistas se tornem referências, sendo reconhecidos pela mídia e pelo público como líderes em seus campos”, afirma Carol.

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10.. O ROI da assessoria de imprensa: como medir resultados e transformar visibilidade em negócios

Muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o retorno sobre investimento (ROI) da assessoria de imprensa. Carol explica: “Com a assessoria de imprensa, os resultados podem ser medidos de forma prática, analisando a quantidade e a qualidade das publicações, o aumento do reconhecimento da marca e, claro, a conversão dessa visibilidade em novos negócios.”

O trabalho de assessoria de imprensa é, portanto, uma ferramenta estratégica vital para empresas de todos os portes que desejam fortalecer sua presença no mercado e construir uma reputação sólida. No Dia do Jornalista, é fundamental reconhecer e valorizar essa profissão que, junto aos jornalistas, desempenha um papel fundamental na comunicação eficaz e na construção de um futuro de sucesso para as marcas.

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MC Negão Original e MC IG encerram trilogia de sucesso com o hit ‘Joga Joga’ e conquistam o carinho do público; confira!

MC Negão Original e MC IG estão prontos para encerrar com chave de ouro a trilogia que conquistou o público e dominou os charts do funk em 2024. O último single do projeto, “Joga Joga”, chega às plataformas nesta segunda-feira (31/03), trazendo a assinatura dos produtores DJ Pereira, Murilo e LT no Beat. Com batidas […]

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MC Negão Original e MC IG estão prontos para encerrar com chave de ouro a trilogia que conquistou o público e dominou os charts do funk em 2024. O último single do projeto, “Joga Joga”, chega às plataformas nesta segunda-feira (31/03), trazendo a assinatura dos produtores DJ Pereira, Murilo e LT no Beat. Com batidas envolventes e a identidade sonora que marcou a colaboração da dupla, a faixa promete consolidar ainda mais o legado desses artistas no gênero.

A trilogia, que soma mais de 3,5 milhões de plays e se manteve presente nos principais rankings nacionais, se tornou um fenômeno desde o lançamento da primeira faixa.

Foto: Divulgação

“Medley de Igaratá 5” estreou com 1 milhão de views em apenas 24 horas no YouTube, alcançando o primeiro lugar na seção “Em Alta” da plataforma no Brasil. A música continua entre as 50 mais tocadas do país e ocupa a quarta posição nos trendings do YouTube. O segundo single, “Contagem Regressiva”, manteve o alto desempenho, atingindo o 24º lugar em “Em Alta” no YouTube e estreando na 85ª posição do Spotify Charts.

Agora, com “Joga Joga”, MC Negão Original e MC IG encerram a trilogia sem perder a intensidade que caracterizou seus lançamentos anteriores. O single, distribuído pela Warner Music Brasil, aposta em uma sonoridade marcante e um videoclipe envolvente, já disponível no canal oficial de MC IG no YouTube. A produção musical de DJ Pereira, Murilo e LT no Beat reforça a conexão com o público e sustenta o impacto da trilogia no funk nacional.

“Joga Joga” está disponível em todas as plataformas digitais a partir de 31/03. Para conferir, acesse os links abaixo:

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Assista ao clipe:

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Alta Performance com Equilíbrio: O Segredo Real para Vencer na Vida Moderna

Renata César propõe um novo modelo de sucesso baseado em constância, bem-estar e hábitos sustentáveis — e não na exaustão. Você precisa se esgotar para vencer? Talvez não. A busca desenfreada pela alta performance — produtividade máxima, corpo ideal, sucesso financeiro e vida perfeita nas redes sociais — se tornou o novo padrão. Mas esse […]

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Renata César propõe um novo modelo de sucesso baseado em constância, bem-estar e hábitos sustentáveis — e não na exaustão.

Você precisa se esgotar para vencer? Talvez não. A busca desenfreada pela alta performance — produtividade máxima, corpo ideal, sucesso financeiro e vida perfeita nas redes sociais — se tornou o novo padrão. Mas esse modelo está nos adoecendo. O Brasil é o país mais ansioso do mundo, segundo a OMS. E 80% das pessoas desistem de programas de saúde nos primeiros meses. O motivo? Um sistema de exigência extrema, que ignora a individualidade e o equilíbrio emocional.

Renata César propõe uma nova rota: vencer sem se perder.

Especialista em qualidade de vida, Renata acredita que o verdadeiro sucesso vem da constância, da leveza e do alinhamento com o próprio ritmo. Para ela, “o verdadeiro avanço acontece quando adotamos uma rotina equilibrada, sem a pressão da perfeição”.

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A Nova Ciência da Performance Equilibrada

Estudos da Harvard Health mostram que pessoas que cultivam equilíbrio têm 45% mais chance de manter bons hábitos no longo prazo. Pequenas mudanças, feitas de forma contínua, geram grandes transformações.

Exemplo?  

Caminhar 20 minutos por dia, ajustar o sono, reduzir gradualmente o açúcar… Tudo isso reduz em até 40% os níveis de cortisol e aumenta os hormônios do bem-estar.  Ou seja: menos cobrança, mais saúde — e, paradoxalmente, mais resultados.

Esgotamento Não é Vitória: É Alerta! 

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O relatório State of the Global Workplace 2023 revelou que 60% das pessoas se sentem emocionalmente exaustas. Isso não é sucesso. Isso é colapso.

Renata reforça:  

“Se você precisa sacrificar sua saúde mental para ter sucesso, então esse sucesso não é sustentável.” A Filosofia de Renata César: O Jogo É com Você, não com os Outros.

A proposta é clara:   Pare de correr contra o tempo e contra os outros.  

Comece a caminhar com você.

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“Ganhar o jogo da vida não é sobre ser o melhor no menor tempo possível. É sobre construir um caminho sólido, sustentável e alinhado ao seu próprio ritmo” diz Renata.

O Futuro da Alta Performance é Humano

Esse novo olhar já vem impactando milhares de pessoas que encontraram, no equilíbrio, a chave para crescer de forma leve e contínua. Não se trata de vencer o outro. Mas de vencer a si mesmo — todos os dias — com presença, consciência e bem-estar.

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