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5 erros comuns nos reembolsos de despesas corporativas

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Com processos manuais e sem política clara para despesas, empresas sofrem com erros, fraudes e insatisfação dos colaboradores. Em tempos de inteligência artificial, automatizar a validação de recibos e notas é tendência no ambiente corporativo 

No ambiente corporativo, a gestão de reembolsos de despesas é um desafio significativo para muitas empresas. A falta de uma política clara e bem definida pode levar a decisões inconsistentes entre diferentes gestores, resultando em situações em que alguns colaboradores têm suas solicitações aprovadas, enquanto outros enfrentam negativas. Essa falta de padronização gera insatisfação interna e implica em gastos desnecessários, que podem comprometer o orçamento da organização.

Além disso, os processos manuais, ainda comuns na validação de documentos de reembolso, se tornam vulneráveis a erros e fraudes, perpetuando problemas como cobranças duplicadas e a aceitação de comprovantes inválidos. “Automatizar a validação dos comprovantes de reembolsos de despesas com inteligência artificial pode gerar economias significativas no tempo gasto na análise e aprovação e evitar erros manuais. Na prática, o processamento manual demanda tempo excessivo para conferência de recibos, categorização e aprovação, resultando em atrasos e insatisfação dos colaboradores”, afirma Willian Valadão, especialista em inteligência artificial e sócio da Dynadok.

 A introdução de soluções automatizadas por parte das empresas promete simplificar e acelerar esse processo, fornecendo um controle mais robusto e transparente dos reembolsos.  A seguir, veja as cinco falhas mais comuns em reembolsos corporativos.

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Falta de uma política de reembolso clara

Se a empresa não estabelece uma política definida e acessível, corre o risco de receber pedidos indevidos de reembolso, o que gera confusão e gastos desnecessários. Imagine que, em uma fábrica, cada gestor interprete as regras de forma diferente. Então, um funcionário pode conseguir aprovação para um jantar corporativo de alto valor, enquanto outro tem a mesma solicitação negada. Ao estabelecer regras claras e automatizadas, a empresa garante que todos os reembolsos de despesas corporativas sigam critérios uniformes, evita conflitos e, principalmente, reduz custos desnecessários.

Aceitar comprovantes inválidos

A validação manual, inclusive nos reembolsos de despesas corporativas, é suscetível a erros, pois permite que documentos suspeitos ou incompletos sejam aceitos. Suponha que um colaborador submeta um recibo manuscrito referente a gastos com combustível em uma visita. Então, devido à pressa da equipe de finanças, o documento é aprovado sem a devida conferência. Isso abre brechas para fraudes e pagamentos indevidos. Por outro lado, a automação pode agilizar a análise de comprovantes, checar informações importantes e assegurar que cada documento esteja dentro das diretrizes estabelecidas pela empresa.

Erros na categorização das despesas

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Lidar manualmente com diversas categorias contábeis pode levar a erros no registro de despesas, afetando o planejamento financeiro e a conformidade fiscal. Um exemplo comum é a classificação equivocada de um gasto com transporte como alimentação, gerando distorções no orçamento. No entanto, automatizar a análise de reembolsos permite padronizar a classificação de cada despesa para estudos futuros, eliminando erros e garantindo a conformidade fiscal da operação.

Cobranças duplicadas

A falta de uma visão centralizada pode levar ao pagamento repetido de uma mesma despesa, comprometendo o orçamento da empresa. Imagine que um colaborador envie um mesmo comprovante por dois canais diferentes. Sem um controle eficiente, há o risco de reembolso em dobro. Neste sentido, a implementação de um sistema inteligente capaz de centralizar as validações, analisar documentos e cruzar dados evitará o problema. A solução aumentará a transparência e garantirá maior controle do orçamento interno.

Ausência de controle sobre fraudes

Processos manuais dificultam a detecção de padrões suspeitos, permitindo fraudes como despesas pessoais sendo declaradas como corporativas. Um colaborador pode submeter um comprovante de uma compra pessoal como se fosse uma de trabalho, sem que ninguém perceba. A utilização de algoritmos de inteligência artificial, entretanto, pode identificar padrões anômalos e sinalizar automaticamente comportamentos suspeitos. Com isso, permite ações corretivas rápidas.

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Negócios

Procura por seguros de automóveis teve queda de quase 2% em março

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Primeiro recuo no intervalo de 12 meses gera um alerta para o setor, apesar do saldo positivo no acumulado do primeiro trimestre, afirma analista da Neurotech

A demanda do mercado brasileiro de seguros de automóveis caiu 1,71% em março, na comparação com o mesmo mês do ano passado, sendo este o primeiro recuo no intervalo de um ano. Já na comparação com o mês anterior, fevereiro de 2025, houve queda de quase 14%. Os dados são do Índice Neurotech de Demanda por Seguros (INDS), que mede mensalmente o comportamento e o volume das consultas na plataforma da Neurotech, empresa pioneira em soluções de inteligência artificial aplicadas a seguros e crédito.

Para Daniel Gusson, head comercial de Seguros da Neurotech, o resultado negativo do mês de março gera um alerta para o setor, por mais que o saldo esteja positivo no acumulado de 2025 (janeiro a março) de 36%.

Segundo a Federação Nacional da Distribuição de Veículos Automotores (Fenabrave), as vendas de automóveis e comerciais leves em março cresceram 4,61% em relação a março de 2024. No acumulado do ano, até o momento, foram 517.738 emplacamentos, 7% a mais do que no mesmo período do ano passado.

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Por região do Brasil, apenas o Sudeste apresentou um leve crescimento de 0,47% na procura por seguros durante o mês de março. Na comparação com o mesmo mês de 2024, o Sul apresentou a maior queda, de 5,70%. Norte (-5,12%), Nordeste (-2,79%) e Centro-oeste (-2,23%) completam o ranking.

Demanda por idade

O Índice Neurotech de Demanda por Seguros de março de 2025 também analisou a demanda por faixa etária dos segurados. Aqueles com idades entre 18 e 25 anos, que historicamente exibem a menor procura, apresentaram crescimento de 35% em relação ao mesmo mês do ano passado. Entre os condutores com 60 anos ou mais, tradicionalmente mais cautelosos, houve queda de quase 13%.

Sobre o INDS
O Índice Neurotech de Demanda por Seguros (INDS) abrange o universo das principais seguradoras brasileiras e mensura o apetite do brasileiro a assegurar o seu automóvel. Nem todas as milhões de consultas mensais registradas se transformam em apólices contratadas, pois o processo depende de fatores como o perfil da pessoa que está fazendo a solicitação, o apetite ao risco da seguradora e se há ou não indícios de fraude.

Sobre a Neurotech
A Neurotech é uma empresa B3 especialista na criação de soluções avançadas de Inteligência Artificial, Machine Learning e Big Data que transformam um mundo de dados dispersos em informações relevantes para que as empresas obtenham resultados expressivos, prevendo novas oportunidades de negócios. Com uma bagagem de mais de 20 anos e expertise em Inteligência Artificial, Analytics e Ciência de Dados, a Neurotech já implantou mais de 1.000 soluções que ajudaram gestores e empresas a transformarem dados em melhores decisões nos mercados de crédito, varejo, seguros, financeiro, saúde e telecom.

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Negócios

Reforma Tributária pode desidratar Simples Nacional, ampliar arrecadação e reduzir rombo da Previdência

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Women Leaders in Fintech debate efeitos do novo sistema no Split Payment Talks

A comunidade Women Leaders in Fintech (WLF) realizará hoje (20) o debate Split Payment Talks e Reforma Tributária, que contará com especialistas abordando as melhores maneiras de as empresas se adaptarem às exigências da Reforma Tributária. Um dos destaques da iniciativa será a participação do CEO da Omnitax, Paulo Zirnberger. De acordo com ele, a Reforma Tributária pode ter efeitos colaterais perigosos na forma de uma desidratação do Simples Nacional e das empresas de serviços. Neste sentido, ela pode tanto ampliar quanto acelerar a mortalidade de micros, pequenas e médias empresas por todo o país.

Baseado em sua experiência à frente da Omnitax, startup que atua por meio de uma plataforma de inteligência tributária que opera desde o pedido de compra até a contabilização da venda em tempo real, o especialista afirma que a principal fonte para este raciocínio é a busca desesperada por atingir as metas do Arcabouço Fiscal. Neste sentido, segundo ele, existe uma verdadeira guerra declarada e nesta batalha, aumentar a arrecadação e diminuir os gastos são as únicas armas disponíveis. Diante deste quadro, a desidratação do Simples Nacional implica tanto a redução da renúncia quanto a diminuição do rombo previdenciário ao longo do tempo, o que viabiliza a concretização do ditado popular: ‘matar dois coelhos com uma cajadada só’.

O debate terá a coordenação da presidente do WLF, Kalieane Abreu e acontecerá às 19h30 pelo YouTube. Também participarão das avaliações o CEO da Woovi, Rafael Turki e a VP Tributária da Revizia, Alessandra Vieira.

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Zirnberger argumenta que só para ter uma ideia do que significaria a migração de empresas do Simples para os outros regimes, basta analisar as fontes de renúncias e incentivos fiscais brasileiros acima da casa dos R$10 bilhões. Essa lista apresenta na liderança absoluta o Simples Nacional, com R$101,8 bilhões. Na sequência, mas muito distantes, aparecem a Zona Franca de Manaus (ZFM), com R$ 36,3 bilhões, a Desoneração da Folha de Pagamento, com R$ 26,5 bilhões, a Cesta Básica de Alimentos (Desoneração de PIS/Cofins), com R$ 23,5 bilhões e, finalmente os Incentivos para a Agricultura e Pecuária (Desoneração de PIS/Cofins) com R$ 10,4 bilhões.

Já uma análise da questão pela ótica do rombo previdenciário também coloca o Simples Nacional no papel de um ofensor. Isso porque, apesar de contribuírem com alíquotas menores ao INSS em relação às empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, os trabalhadores das empresas do Simples, tanto dos MEIs, quanto das pequenas e médias empresas, têm direito integral à aposentadoria e a todos os demais serviços oferecidos pela previdência.

“Os dois cenários transformam o Simples Nacional numa espécie de vilão e o ataque a este sistema se manifestaria na Reforma Tributária em primeiro lugar na forma de uma promessa de desoneração das cadeias produtivas. Ao aplicar o recolhimento de IBS e CBS no conceito de crédito tributário, a Reforma produzirá naturalmente uma migração das empresas do Simples para o Lucro Real ou Presumido. Isso acontecerá porque as grandes empresas praticamente exigirão isso de seus fornecedores”, afirma
O problema, segundo ele, é que essa migração será prejudicial às empresas do Simples que não terão vantagem nenhuma com isso. Pelo contrário, elas terão que aprender a trabalhar com esse regime de créditos e débitos tributários. Para isso, terão despesas maiores com seus contadores e escritórios de contabilidade para gerenciar toda essa mecânica. Sem mencionar que seus preços de venda terão de subir para compensar as maiores alíquotas, parece um círculo vicioso e perigoso para a sobrevivência.

O CEO da Omnitax ressalta que atualmente, as empresas cadastradas pelo regime do Simples Nacional na modalidade MEI registram uma mortalidade entre 29% e 35 % a cada cinco anos. Já as pequenas e médias companhias também do Simples possuem uma taxa menor, mas ainda grande, de 21% a 25% no mesmo período. Segundo ele, caso a migração de regimes se confirme, é natural esperar que estes índices de mortalidade se tornem ainda maiores e mais rápidos ao longo dos anos com o agravante de que o Simples abriga 84% das empresas instituídas no país, consolidando o regime como o maior empregador dos trabalhadores nacionais.

“Por conta de tudo isso, é muito importante que as empresas do Simples entendam o que elas têm de fortalezas e competências para que elas consigam se reorganizar e buscar formas de saírem fortalecidas e não enfraquecidas desta transformação que exige estratégia inteligente de adaptação a esse novo sistema”, conclui.

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Sobre a Omnitax

A Omnitax é a mais moderna plataforma para tratamento das complexas questões impostas pela digitalização e pela omnicanalidade nas relações tributárias, além dos requerimentos e obrigações acessórias trazidas pela Reforma Tributária.

A inteligência tributária oferecida pela empresa opera em todas as etapas, desde o pedido de compra, de venda, na emissão dos documentos eletrônicos, na rastreabilidade e conciliação dos eventos financeiros, dos pagamentos até a contabilização em tempo real.

Para saber mais acesse: https://www.omnitax.ai/

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Negócios

O futuro dos eventos na era digital

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(Foto: Matheus Leite)

Artigo por Potyra Lavor, Fundadora e CEO da IDW, hub de criação e produção de conteúdos e experiências que traduzem a essência do Brasil, entrelaçando cultura, memória e inovação

Em um oceano de informações, a qualidade do conteúdo é apenas o ponto de partida. Palco de ideias inovadoras sobre o futuro da tecnologia e dos negócios, o Web Summit Rio 2025 fomentou reflexões sobre temas que ressoam profundamente com o trabalho que desenvolvemos na IDW, agência criativa de negócios focada em conteúdo e entretenimento. Dos inúmeros painéis, vozes influentes como Kaique Alves (KondZilla), Lukas Ruiz (Vintage Culture), Guga Trevisani (Entourage) e Adriana Barbosa (PretaHub) enfatizaram a importância da visão e da estratégica criativa para o conteúdo alcançar seu potencial máximo.

A verdade é que em um mundo saturado de informação, a criatividade precisa de um alicerce sólido de planejamento e visão estratégica para realmente ressoar e gerar impacto. Além da ideia inicial, é preciso antecipar cenários, entender o público e construir narrativas reais, plurais e com propósito. A preparação é a base que sustenta a estratégia criativa, o diferencial essencial para a relevância e o sucesso de um evento. Entretanto, é um olhar humanizado e diverso que traz propósito, diferentes perspectivas e que amplia o real impacto de uma marca.

Na IDW a experiência reforça isso e projetos como AFROPUNK e Club Renaissance com Beyoncé comprovam que ideias inovadoras prosperam com objetivos claros antes, durante e após eventos. A visão requer preparo para transformar criatividade em resultados únicos e duradouros.

Vivemos um momento de onipresença online e, diante deste tsunami que é a era digital, o elo entre criatividade e estratégia é ainda mais crucial. A forma como consumimos música e entretenimento transformou-se radicalmente, assim como a concepção e a experiência de eventos. Manter o fator “UAU” em um mundo digitalizado exige reinvenção constante

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Não se trata apenas de transmitir um show online ou de replicar o presencial no virtual, mas de explorar o potencial da tecnologia para criar imersão e interação, transcendendo a tela. Como podemos então usar as ferramentas digitais não como um substituto, mas como um catalisador, um agregador que pode ampliar conversas e públicos?

Não existe apenas uma bússola para navegar. Aqui, a resposta reside em uma criatividade estratégica que não teme a inovação e que agrega propósitos plurais. É ousar experimentar novos formatos, integrar narrativas em multiplataforma e até extrapolá-las. Ao aliar a visão com a paixão pela criação, podemos moldar o futuro de eventos e experiências ao vivo, numa fusão inteligente e criativa entre o físico, o digital e o humano, proporcionando vivências memoráveis e impactantes na era digital.

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